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会議(ミーティング)の生産性を向上させる7つのルール

後藤 純一後藤 純一

2017/09/12

会議(ミーティング)の生産性を向上させる7つのルール

こんにちは!後藤です!何も決まらない会議、自分に関係のない会議にとりあえず呼ばれる、2~3時間は余裕で続く、会議終了時間を過ぎても延長するなど、生産性が低い会議に悩まされていませんか?PUでもこういった会議が氾濫し、スタッフみんなの時間が無駄に削られていました。

そこで、主要メンバーでブレストを重ね、会議に関するルールを7つ策定しました!社内の会議に関する意思統一を行うことで、参加メンバーの意識も変わり、会議の質が上がってきました。PUでも浸透にはまだまだ時間がかかりますが、みなさんの会社でも実践してみてはいかがでしょうか。

それではご紹介しましょう!

 

最大50分時間厳守

ルール【1】会議時間は最大50分 時間厳守

会議に使う時間は最大50分。1時間でスケジュールを押さえて、10分は移動時間とします。参加メンバーは集合時間を必ず守り、ファシリテーターは50分で終わるように会議を進行します。時間を意識しないとほぼ時間内に終わることはありません。6人集まって10分延長してしまうと60分の工数がかかります。時間を守ることは他人を思いやること。ファシリテーターだけでなく、参加者全員が時間を意識しましょう。

 

役割を決める

ルール【2】役割を決める

ファシリテーター、タイムキーパー、議事録担当を必ず決めます。役割を決めることで、各自が責任を果たし、会議進行のスピードが格段にアップします。

 

ルール【3】アジェンダとゴールの共有

会議に入る前に、ファシリテーターがアジェンダ(話し合う議題)とゴールを参加メンバーと共有します。の会議のゴールを明確にすることで、参加メンバーとの意思統一を図ります。

 

ルール【4】情報共有はミーティング前

案件情報など、会議に必要な情報は会議前に共有します。情報共有の時間を短縮し、議題に専念することができます。参加メンバーが事前の情報により、アイデアを考えたり、調査したり会議の準備をすることもできます。

 

ルール【5】事実と解釈をわけて話す

「りんごは赤い」=事実。「りんごはうまい。」=解釈。事実はありのままの状態を説明するので、感情的な衝突はおきません。個人の解釈が入ってくることで、互いの意見が感情的になり、無駄に会議が長引いてしまいます。事実でまずは情報共有を行い、その後自分の解釈を加えていく。そう進めることで、感情から入るのではなく、論理立てて議論することができます。

 

ルール【6】ネクストアクション

何故、会議を行うのか?それはネクストアクション「次の行動」を決めることです。次の行動を決まらない会議は失敗といえるでしょう。最後のまとめに、誰が何をいつまでするのかを決めて指示をします。毎月定例でする会議であれば、会議の始めに前回に振り返りを行い、決定したネクストアクションが完了しているかチェックします。

 

ルール【7】できる限り楽しく!

これが一番大事だったりします。難しい課題を解決する会議や、感情がぶつかる会議だと、どうしても空気が重くなってしまい、議論が進まなくなります。そんな時は参加メンバー全員で、できる限り楽しい雰囲気を作るように心がけましょう。楽しい空気の会議は、いい結果が出ることが多いです。ネガティブは何も生み出さない、ポジティブにできる限り楽しく、会議に取り組みましょう。

 

会議室に設置するオススメ道具

  • ストップウォッチ アラームが鳴るので、時計より時間を区切りやすいです。
  • でか付箋 いつでもアイデアラッシュができるように!
  • ペン アイデアをすぐにメモメモ。

 

最後に…

いかがだったでしょうか。ルールができたからといって、すぐに全員が守れるわけではありません。ルールを浸透していくには、日々の努力が必要になってきます。PUでもスタッフ全員が楽しくルールを守れるように、声をかけあい、日々奮闘中です!みなさまの参考になればうれしいです。会議(ミーティング)のクオリティをあげて、生産性をあげていきましょう。


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